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Hinweisgeberschutz

Stand: März 2025

1. Einleitung zum Hinweisgeberschutz

GemTec Games bekennt sich zu einer offenen Unternehmenskultur, in der Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner ohne Angst vor negativen Konsequenzen auf potenzielle Missstände oder Regelverstöße hinweisen können. Diese Richtlinie zum Hinweisgeberschutz erläutert, wie wir mit Hinweisen auf Verstöße umgehen und wie wir Hinweisgeber (Whistleblower) schützen.

2. Rechtliche Grundlage

Diese Richtlinie basiert auf dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sowie weiteren nationalen und europäischen Rechtsvorschriften zum Schutz von Hinweisgebern. Obwohl GemTec Games als Kleinunternehmen nicht gesetzlich zur Einrichtung eines Hinweisgeberschutzsystems verpflichtet ist, haben wir dieses freiwillig implementiert, um höchste ethische Standards zu gewährleisten.

3. Wer kann Hinweise geben?

Hinweise können gegeben werden von:

  • Aktuellen Mitarbeitern
  • Ehemaligen Mitarbeitern
  • Bewerbern
  • Kunden und Nutzern unserer Dienste
  • Geschäftspartnern und Lieferanten
  • Sonstigen Personen, die im Zusammenhang mit GemTec Games stehen

4. Welche Verstöße können gemeldet werden?

Gegenstand einer Meldung können insbesondere sein:

  • Verstöße gegen Gesetze und Vorschriften
  • Verstöße gegen interne Richtlinien und ethische Standards
  • Finanzielle Unregelmäßigkeiten
  • Betrug und Korruption
  • Datenschutzverletzungen
  • Gefährdung der IT-Sicherheit
  • Diskriminierung und Belästigung

5. Meldekanäle

Für die Meldung von Verstößen stehen folgende Meldekanäle zur Verfügung:

5.1 Interner Meldekanal

Du kannst deine Meldung direkt an unsere Hinweisgeberstelle richten:

5.2 Externer Meldekanal

Alternativ kannst du dich auch an externe Stellen wenden, wie:

  • Zuständige Aufsichtsbehörden
  • Das Bundesamt für Justiz als externe Meldestelle
  • Strafverfolgungsbehörden bei schwerwiegenden Verstößen

6. Schutzmaßnahmen für Hinweisgeber

GemTec Games garantiert:

  • Vertraulichkeit: Die Identität des Hinweisgebers wird streng vertraulich behandelt und nur mit ausdrücklicher Zustimmung offengelegt.
  • Schutz vor Benachteiligung: Hinweisgeber werden vor Benachteiligungen oder Repressalien geschützt, die als Reaktion auf eine Meldung erfolgen könnten.
  • Anonymität: Meldungen können auch anonym eingereicht werden.

7. Ablauf des Meldeverfahrens

Nach Eingang einer Meldung erfolgt dieser Ablauf:

  1. Bestätigung: Du erhältst innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung über den Eingang deiner Meldung.
  2. Prüfung: Deine Meldung wird sorgfältig und unparteiisch geprüft.
  3. Maßnahmen: Bei Bedarf werden angemessene Maßnahmen zur Behebung des gemeldeten Verstoßes ergriffen.
  4. Rückmeldung: Du erhältst spätestens innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen.

8. Datenschutz im Meldeverfahren

Alle im Rahmen des Meldeverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten werden gemäß unserer Datenschutzerklärung und den geltenden Datenschutzgesetzen behandelt. Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Bearbeitung der Meldung und etwaige nachfolgende Verfahren erforderlich ist, in der Regel nicht länger als zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens.

9. Missbrauch des Hinweisgebersystems

Das bewusste Einreichen falscher oder irreführender Meldungen ist nicht gestattet. Bei missbräuchlicher Nutzung des Hinweisgebersystems behalten wir uns rechtliche Schritte vor.

10. Änderungen dieser Richtlinie

GemTec Games behält sich vor, diese Richtlinie bei Bedarf anzupassen, um den aktuellen rechtlichen Anforderungen zu entsprechen. Änderungen werden auf dieser Seite veröffentlicht.

Diese Hinweisgeberschutz-Richtlinie ist ein freiwilliges Angebot von GemTec Games, das über die gesetzlichen Mindestanforderungen für Unternehmen unserer Größenklasse hinausgeht.